資料作りは、パワポから作り始めない。アウトラインの3つの効果!

 職場の先輩に薦められ、この本を読みました。

 ちょうど先週、社内プレゼンがあり、この本を参考に資料作りと発表をしました。

 その時感じたことをまとめます。

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いきなりパワポを作り始めない

 特に勉強になったのは、”いきなりパワポを作り始めない”ことです。ちょうどパワポ作り”だけ”に本葬していたので、ハッと気づかされました。

 資料作りの基本は、まずは頭の中のアイデアをノートに書き出して、頭の中を整理することです。

 そして、一番大切なことは、ゴールを明確にすることです。アイデアを取捨選択・整理しながらアウトラインを作り、ゴールまでの道のりを作っていきます。

①心に余裕が生まれる

 この本を参考にしてみて一番良かったことは、心に余裕が持てるようになったことです。ゴールを明確にすることで、安心して業務に取り組むことができます。

 逆にパワポから作り始めてしまうと、ドツボにハマります。ゴールを明らかにしていない為、自分の今の状況がわからなくなってしまうからです。資料作りが何%終わっているのか検討もつかなくなります。

 パワポ作りから始めていた当時の私は、まるで砂漠の中を歩いているような感覚に襲われていました。ゴールの無い迷路を彷徨っていたのです。

 アウトラインは地図です。ゴールが分かるし、終わりまでの道しるべがより鮮明になります。

 また、ゴールまでの道のりが分かったことでペース配分ができるようになります。終わらなそうであればペースを上げたり、時には少し残業したり。終わりが見えないとペースを間違えてしまい、バテてしまいます。

②情報の取捨選択

 ゴールを明確にすることの効果はこれだけではありません。情報の取捨選択ができるようになります。必要不可欠な情報とそれ以外を区別することができるのです。

 いきなりパワポから作り始めてしまうと、これに気が付くことができません。あれも必要、これも必要だと思ってしまうのです。

 資料作りで一番厄介なのは、”要らないこだわり”を持ってしまうことです。結局、一番の敵は自分なんですよね。

 でも、アウトラインがあれば大丈夫です。ゴールまでの道のりが明らかであるため、道草を食う必要はありません。ゴールと関係の無い情報は所詮、蛇足でしかありません。

 暇ならばやってもいいかもしれませんが、無駄なことをわざわざやる必要はありません。

③発表の練習時間を短縮できる

 更に、アウトラインを作ったことで、発表の練習を短縮できます。アウトラインでプレゼンの流れがわかるからです。

 ノートでアイデアを整理したからこそ、話のキーワードが頭の中に入っています。あとはそのキーワードに喋り言葉で肉付けをしていくだけです。

 ここにおいても情報の取捨選択ができます。キーワードがそのパートの中で一番言いたいことですので、他の言葉は基本的に情報となります。

 色々と肉付けをしたが、キーワードを伝えることができなければ、それは意味がありません。

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